Umgang mit Therapieausfällen und Konzeptionsstunden

Wie in jeder therapeutischen Praxis kommt es auch bei uns hin und wieder vor, dass Patient*innen kurzfristig absagen oder nicht erscheinen. Für solche Fälle haben wir in unserer Praxis eine klare Struktur entwickelt, die dir Sicherheit geben und gleichzeitig die Qualität und Organisation unserer Arbeit aufrechterhalten soll.

Was passiert bei einem kurzfristigen Ausfall?

Wenn eine Patientin oder ein Patient weniger als 48 Stunden (Werktage - bei einem Termin am Montag wäre das also donnerstags) vorher absagt oder nicht erscheint, stellen wir grundsätzlich ein Ausfallhonorar in Rechnung. Diese Ausfallhonorare sind wichtig, um unsere Praxis wirtschaftlich stabil zu halten – allerdings werden sie nicht immer beglichen. Deshalb können sie nicht automatisch wie eine reguläre Therapiesitzung gezählt werden.

Wie man ein Ausfallhonorar bei Smarty einträgt und auch wie wir das Thema Ausfallhonorare ansprechen, dazu gibt es später noch andere Tutorials.

Was bedeutet das für Deine Arbeitszeit?

Deine vertraglich vereinbarte Wochenarbeitszeit setzt sich aus:

einer festen Anzahl an durchgeführten Therapiesitzungen (z. B. 16 Sitzungen wöchentlich bei 50 % Stelle)
und Bürozeit (z. B. 4 Stunden wöchentlich bei 50% Stelle)

Fällt nun eine Therapiesitzung kurzfristig aus, trägst Du das Ausfallhonorar in Smarty ein. Die nun freie Zeit nutzt du als Bürozeit. Das bedeutet: Du nutzt diese Zeit für Dokumentation, Telefonate mit Kassen, das Schreiben von Berichten oder andere administrative Aufgaben.

Diese Bürozeit darfst Du ansonsten auch flexibel einteilen – z. B. zu Hause – aber: Wenn eine Sitzung ausfällt, wird zuerst diese ausgefallene Zeit für Büroarbeit genutzt. Bei einer 50% Stelle müssten also mehr als 4 Sitzungen in der Woche ausfallen, damit es nicht mehr hinhaut.

Und wenn keine Bürozeit mehr offen ist?

Wenn Du in der laufenden Woche bereits alle Deine Bürozeiten erfüllt hast, kannst Du in Absprache mit mir eine sogenannte Konzeptionsstunde einlegen.

Was ist eine Konzeptionsstunde?

In einer Konzeptionsstunde arbeitest Du an einem Thema, das der gesamten Praxis zugutekommt. Das kann zum Beispiel sein:

eine Übersicht erstellen, welche Tests wir zu Beginn von Therapien nutzen
Materialien für Therapiesitzungen sammeln und ordnen
Ideen für Gruppenangebote skizzieren
einen Vorschlag für eine neue interne Struktur oder ein Ablaufdokument entwickeln

Wichtig: Konzeptionsstunden müssen vorher mit mir abgesprochen werden. Sie sind eine wertvolle Ressource für die Weiterentwicklung der Praxis – deshalb ist es mir wichtig, dass wir diese Zeit zielgerichtet und gemeinsam gestalten.

Mini-Checkliste: Was tun bei einem Therapieausfall?

✅ < 48h vorher abgesagt oder nicht erschienen?→ Ausfallhonorar stellen.

✅ nach deiner Einschätzung: Sonderfall (z. B. Kind krank, erstmaliger Krankheitsfall)?→ Kein Ausfallhonorar, bitte Absprache mit mir

✅ Noch offene Bürozeit in dieser Woche?→ Bürozeit direkt in diesem Zeitfenster nutzen.

✅ Keine Bürozeit mehr offen?→ in Absprache mit mir Konzeptionsstunde

Wenn Du Dir unsicher bist, sprich mich gerne an. Diese Struktur ist dazu da, Dir Orientierung zu geben und gleichzeitig dafür zu sorgen, dass unsere gemeinsame Arbeit nachhaltig, gerecht und professionell bleibt.

Ausfallsitzungen und Konzeptionsstunden?

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